Azért választottam ezt a munkát, mert imádok rendet teremteni az adatok és papírok világában. Sokan macerának érzik, én viszont szeretek 'piszmogni' a részletekkel – és látni, ahogy minden a helyére kerül. Az adminisztráció nem nyűg, alkotómunka, amiben mindig megtalálom a saját rendemet és harmóniámat.
Szinte minden kisvállalkozó ismeri azt az érzést, amikor az adminisztrációs feladatok elkezdenek túl nőni és hömpölygő hullámként egyre nagyobb terhet jelentenek. Egyszerűen elvész az idő a levelek között, az ajánlatok készítésében, a pénzügyi nyilvántartások sűrűjében. Én pontosan ezért lettem asszisztens, az adminisztráció az én játékterem, Te az időd a tehetségedre szánd.

Reggeli e-mail-rutin: az első lendület

A napom azzal kezdődik, hogy átnézem a beérkező e-maileket. Először kiszűröm a spameket, majd előre egyeztetett szempontok szerint megkülönböztetem a fontos leveleket. Az egyszerűbb kérdésekre azonnal válaszolok, ha összetettebb ügyről van szó, és egyeztetést kíván, továbbítom a megfelelő személynek. 
Ez a reggeli rutin máris letisztultabb napkezdést teremt.

Adatbevitel – átlátható ügyfélkezelés

Új ajánlatkérők és megrendelők érkeznek, akiknek az adatait — legyen szó egy egyszerű Excel táblázatról vagy egy MiniCRM rendszerről — részletesen rögzítem. Fontosak a nevek, elérhetőségek, az érdeklődés tárgya, az aktuális állapot és a határidők. Ha MiniCRM-et használunk, akkor a naptár nézetben is beállítom a találkozót vagy határidőt, hogy minden látható és átlátható legyen, egy kattintásra elérhető. Ha Excelt használunk, akkor a naptárba rögzítem- no problem 😊 
Így az ügyfélkommunikáció mindig kézben tartható, és semmi nem sikkad el.

Árajánlat készítés – egyszerűen és személyre szabottan

Az előre egyeztetett árlisták és kedvezményes mátrixok alapján gyorsan és pontosan készítem el az árajánlatokat. Egyedi igény esetén előbb egyeztetek, majd jóváhagyás után küldöm el az ajánlatot, hogy az ügyfél mindig a számára legmegfelelőbb megoldást kapja.

Pénzügyi terhek: a háttérben, mégis profin kezelve

A díjbekérők és számlák előkészítése sokaknak igazi mumus. Én a vállalkozó saját, regisztrált online számlázó rendszerében dolgozom, figyelem a beérkező utalásokat, követem a határidőt, szükség esetén pedig finoman figyelmeztetem az ügyfelet. Az elkészült munkák számlázását is intézem, és rendszerezettem tárolom a kapcsolódó dokumentumokat.
Ezzel a háttérmunkával -profin kezelve marad minden, és a vállalkozó a tevékenységére koncentrálhat.

Minden, ami vállalkozói macera – és amit átvállalhatok

•    Időpont-egyeztetések támogatáskel és partnerekkel, a naptárba szervezve, néha automata emlékeztetőkkel.
•    Projekt státuszok frissítése, hogy mindig naprakész legyél a folyamatokkal.
•    Határidők ellenőrzése és emlékeztetők kiküldése, hogy egyetlen fontos dátum se csússzon ki.
•    Dokumentumkezelés: szerződések, számlák, jegyzőkönyvek rendszerezése és archiválása.
•    Előkészítések tárgyalásokhoz, meetingekhez.
•    Megrendelések követése, szállítási vagy teljesítési határidők koordinálása.
•    Havi vagy negyedéves összesítések, riportok készítése, hogy mindig lásd, "hol tartasz".

Folyamatosan fejlődve, az informatikai kihívásokkal bátran szembenézve

Bár nem vagyok mindenhez értő szuperhős, a felmerülő feladatokat önállóan, kreatívan és rugalmasan oldom meg. Az informatika és a digitális világ folyamatosan változik – és én szeretem ezt a fejlődést. Szerencsés vagyok, mert a vállalkozásunkban a párom weboldalakkal, technológiai megoldásokkal foglalkozik, így a bonyolultabb informatikai kérdésekben mindig számíthatok rá.
Közben én magam is folyamatosan tanulok: új programokat, friss alkalmazásokat ismerek meg, hogy lépést tartsak a változásokkal. Ebben nagy segítség, hogy az AI és az internet ma már rengeteg gyors és elérhető információforrást kínál – így percek alatt megtalálom a szükséges tudást, és naprakészen, felkészülten tudok reagálni bármilyen helyzetre.

Néha elég egy e-mail vagy egy telefon és az adminisztrációs gondok már nem a vállalkozó vállát nyomják. Ha magadra ismertél, és szeretnéd kipróbálni, milyen az, amikor valaki leveszi rólad ezeket a terheket, keress bátran – a gördülékeny és stresszmentes mindennapok itt kezdődnek.