Vállalkozóként minden perc számít. Te is tudod, hogy a fókusznak a bevételtermelésen, az ügyfelek elégedettségén és a termék/szolgáltatás fejlesztésén kell lennie. Éppen ezért a számlázás az a feladat, amit sokan hajlamosak az utolsó pillanatra hagyni, vagy éppen kapkodva elvégezni.

A kapkodás és a rendszertelenség azonban nem csak felesleges stresszforrás. Közvetlen pénzügyi és jogi kockázatot is jelent! Sokan nem is tudják, hogy az apró, rendszeresen elkövetett hibák milyen súlyos büntetéseket vagy bevételkiesést okozhatnak.

Sokéves pénzügyi-adminisztratív tapasztalatom alapján összegyűjtöttem a négy leggyakoribb hibát, amelyek a leggyakrabban okoznak fejfájást és veszteséget a kisvállalkozásoknak.

1. Hiba: A formai követelmények kapkodó kezelése

Ez a hiba a jogi kockázat.

Sokan azt hiszik, ha a számlázó program kiadja a bizonylatot, az már rendben van. De a kapkodás és a rutin elmaradása miatt gyakori, hogy hiányzik egy kritikus elem, vagy tévesen szerepel a számlán.

• Példák a gyakori bakikra: Nem megfelelő adószám feltüntetése (vagy annak hiánya, ahol kötelező lenne), a helytelen ÁFA jogcím (pl. fordított ÁFA vagy adómentesség) használata, vagy ha a bizonylat sorszámozása nem megfelelő.
• A következmény: Ezeket a hibákat egy NAV vizsgálat során azonnal kiszúrják. A hiányosságok miatt érvénytelen lehet a számla, ami akár több tízezer forintos büntetést is vonhat maga után, még akkor is, ha a pénz végül beérkezett.

2. Hiba: A teljesítési dátum és a fizetési határidő keverése

Ez a hiba a könyvelési pontosságot veszélyezteti.

A számlán szerepel a kiállítás dátuma, a teljesítés dátuma és a fizetési határidő. A KKV-knál gyakori, hogy ezek az időpontok összekeverednek, vagy a valóságtól elrugaszkodnak. Például a teljesítés és a számla kiállítása között túl hosszú idő telik el.

• A hiba lényege: Ez bizonytalanságot szül a könyvelésben (melyik adóévet érinti a bevétel?), és zavart okoz a vevőnél is.
• A következmény: A pontatlan dátumok miatt nehéz a pénzügyi folyamatokat követni, és az esetleges késések miatt ügyfélpanaszok is felmerülhetnek.

3. Hiba: Elfelejtett bevétel – A számlázás halogatása és elmaradása

Ez a hiba a legsúlyosabb, mivel közvetlen bevételkiesést okoz.

Amikor a vállalkozó a legfontosabbal – az ügyféllel való munkával – van elfoglalva, egyszerűen nincs ideje vagy energiája a számlázással foglalkozni. Halogatja, mert macerás, és végül elfelejti az egész kiszámlázandó tételt. Az elvégzett munka összege ott van az asztalon, de soha nem kerül a zsebbe.

• A hiba lényege: Elmarad a bevételről szóló bizonylat elkészítése, mert a „majd holnap megcsinálom” valahogy sosem jön el.
• A következmény: Közvetlen pénzügyi veszteség! Mivel a munkát elvégezted, de soha nem kaptál érte fizetést. Ez garantálja a rossz cash-flow-t és a növekedési potenciál elvesztését.

4. Hiba: A Ki nem fizetett (kintlévő) számlák rendszeres nyomon követésének hiánya

Ez a hiba a cash-flow-t rontja.

Sok vállalkozó a számla kiállítása után azt hiszi, a munka kész. Nincs egy beállított, szisztematikus folyamat a fizetési határidők figyelésére és a késedelmes fizetők emlékeztetésére.

• A hiba lényege: A rendszeres utókövetés elmaradása miatt a számlák „beragadnak” a pénzügyi rendszerbe.
• A következmény: Kintlévőség növekedés. Romló cash-flow. Minél később emlékeztetjük az adóst, annál kisebb az esély a gyors és gördülékeny fizetésre. (Ha érdekel, hogyan kezeltem korábbi tapasztalataim alapján a kintlévőség-kezelést, olvasd el ezt a cikkemet is!) 

Kintlévőség-kezelés – amikor a pénzügyi feladat mögött emberek vannak 

A Profi Megoldás: Ne pazarold az időd és az energiád!

Ezt a 4 hibát könnyű elkövetni, ha minden nap a fő tevékenységeddel vagy elfoglalva. Egy vállalkozónak a bevételre kell fókuszálnia, nem az adminisztrációs rizikóra.

Itt jön a képbe a professzionális, külső adminisztratív támogatás.

A virtuális asszisztens nem csak kiállítja a számlát, hanem rendszert ad az egész pénzügyi folyamatnak, és garantálja, hogy ezek a hibák ne forduljanak elő:

• Proaktív Rend: Lezárul egy projekt? Az asszisztens azonnal tudja, hogy számlát kell kiállítani – így soha többé nem felejted el a bevételeidet.
• Jogi Biztonság: Pénzügyi adminisztratív szakértőként leellenőrzi a formai elemeket, és biztosítja, hogy minden NAV-kompatibilis legyen.
• Cash-flow Kontroll: Gondoskodik a szakszerű archiválásról, a kommunikációról a könyvelő felé, és ami a legfontosabb: proaktívan kezeli a határidőket és a kintlévőségeket.

Lépj túl a hibákon!

A sikeres vállalkozás alapja a profi adminisztratív háttér. Ne várj addig, amíg egy NAV-büntetés, vagy egy elfelejtett számla miatti bevételkiesés ébreszt fel!

Szívesen segítek rendet teremteni a számlázásodban, és a nullára csökkenteni a hibalehetőségeket. Koncentrálj arra, ami a pénzt hozza – a papírmunkát pedig add át egy profi szakembernek, aki tudja, mit csinál. Keress meg egy ingyenes konzultációért!